Agendamento de Salas de Reunião

Por que toda sala de reunião precisa de um sistema de agendamento prático e eficiente

Agendar reuniões nos dias de hoje deve ser uma tarefa simples e rotineira. Deveria ser, mas infelizmente nem sempre é o caso. Sem um processo de reserva eficiente, pode facilmente tornar-se uma atividade complicada, que consome tempo e nervos e pode prejudicar o fluxo de trabalho ou a reputação da organização. Vamos elaborar.

A tecnologia associada às demandas de uma sociedade corporativa cada vez mais móvel revolucionou a forma como trabalhamos.

As tendências do mercado estão forçando grandes e pequenas organizações a adotarem novos métodos de organização de reuniões. Com o grande esforço necessário para organizar reuniões, erros de programação, o uso ineficiente do tempo, espaços de reunião e recursos podem prejudicar o moral dos funcionários e as expectativas do cliente. É aqui que entra a tecnologia.

Estamos perdendo tempo?

A flexibilidade tornou-se, sem dúvida, o elemento mais vital do ambiente de negócios atual. Os processos manuais para organizar reuniões, como telefonemas, e-mails e métodos de reserva baseados em papel, são um grande assassino do tempo.

Esse estilo de comunicação de ida e volta também impossibilita que os participantes tenham uma visão geral adequada das reuniões agendadas e das salas de reunião disponíveis.

A sinalização digital da sala de reunião permite que qualquer funcionário em uma organização simplesmente caminhe até uma sala e faça a reserva ou faça isso por meio do computador.

Assim, a disponibilidade de quartos se torna transparente. Isso elimina o dobro de reservas e a caça sem cabeça de quartos gratuitos.

As reuniões podem, portanto, ser reservadas remotamente ou no local em um piscar de olhos e tempo gasto em assuntos mais importantes.

Não há necessidade de correr riscos…

A “maneira antiquada” de reservar salas, convidar participantes e registrar visitantes é um processo propenso a erros. Como as informações relativas à disponibilidade e à capacidade de uma sala nem sempre são precisas ou não podem ser facilmente acessadas com facilidade, os erros de programação ocorrem com frequência e prejudicam todos os envolvidos.

Além disso, as alterações e os cancelamentos não são comunicados imediatamente aos participantes, o que resulta na exibição de reuniões canceladas ou em equipamentos entregues no horário errado e na sala de conferências errada. Que incômodo!

Com um dispositivo de reserva de quartos na porta tudo isso pode ser evitado. Uma notificação aparece na tela, notificando os colegas sobre quando e por quanto tempo uma reunião vai acontecer. Os e-mails são enviados aos visitantes com todas as informações necessárias sobre a reunião. Nenhuma confusão embaraçosa, nenhum drama.

Interrupções, nervos desgastados e uso ineficiente de recursos.

As estatísticas mostram que 33% das reuniões não são planejadas e 20% das salas de reunião reservadas permanecem sem uso a qualquer momento. Um combo muito ruim. Sem um sistema de programação coeso, os organizadores da reunião acabam confiando em sua própria memória para acompanhar o que está acontecendo. Isso não só leva a erros, mas também cria frustração entre funcionários e visitantes.

As pessoas acabam se perdendo em corredores, batendo em escritórios aleatórios em busca de direções, explodindo em reuniões, etc., deixando clientes em potencial com uma má impressão da empresa e dos funcionários em constante estado de aborrecimento.

Além do caos, os espaços para reuniões são recursos valiosos e a incapacidade de monitorar o uso da sala leva à ineficiência e às altas contas de energia elétrica. Por exemplo, uma sala de conferências vazia pode ser aquecida ou resfriada sem nenhum motivo, ou reuniões para seis pessoas sendo hospedadas em salas com capacidade para vinte pessoas. Um desperdício de espaço e energia.

Mais uma vez, um sistema de gerenciamento de sala de reunião ajuda a otimizar recursos, o que reduz os custos e fornece aos visitantes e funcionários uma experiência livre de problemas da organização.

Recapitulando: economiza tempo, energia, dinheiro e nervos. Simplesmente não há melhor maneira de se manter eficiente e organizado. Uma dica final seria, portanto, colocar a compra de um sistema de agendamento na sua agenda o mais rápido possível!